Kooperation braucht System: vhsKOOP bietet es.
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FAQ
"Frequently Asked Questions" bzw. "Häufig gestellte Fragen" zu vhsKOOP
vhsKOOP ist ein digitaler Bildungsmarktplatz, der Volkshochschulen B2B ermöglicht, ausgewählte Kurse untereinander auszutauschen und gemeinsam anzubieten.
Dies fördert die Kooperation zwischen den Einrichtungen und erweitert das Kursangebot für Teilnehmende.
Der Digitalverbund “vhs2gether” im bayerischen Volkshochschulverband (bvv) hatte es sich vorgenommen, einen digitalen Bildungsmarktplatz zu entwickeln, der es Volkshochschulen ermöglicht, Kurse auch über unterschiedliche Verwaltungsprogramme hinweg automatisiert untereinander auszutauschen und diese auch synchron zu halten.
In enger Abstimmung auch mit dem baden-württembergischen Landesverband ist daraus die letztendlich vhsKOOP genannte Plattform entstanden.
Wie überall müssen natürlich auch bei vhsKOOP Regeln beachtet werden:
Es geht dabei hauptsächlich um zulässige Kurs-Typen, Änderungen an Kursen, Entgelte & AGB, die Kommunikation mit Teilnehmenden und die Abrechnung zwischen den VHSn.
Die Master-VHS legt den Verrechnungssatz individuell für jedes Angebot vor der Freigabe des Kurses fest - dieser Prozentsatz des angegebenen Teilnahme-Entgelts (z.B. 80%) wird anschließend der Abo-VHS für die dort angemeldeten Teilnehmer:innen in Rechnung gestellt. Bei der Abo-VHS würden in dem Fall beispielsweise 20% des des vereinnahmten Teilnahme-Entgelts verbleiben.
Ggf. vorhandene "Durchlaufende Posten" (DP), wie z.B. Lern-Material, Skripte, etc. sind nicht dem Verrechnungssatz unterworfen, sondern werden von der Master-VHS zu 100% in Rechnung gestellt.
Alternativ kann aber auch eine reine Weiterleitung der Interessent:innen ("KOS-Modell") zur Master-VHS erfolgen - hier erfolgt keine Verrechnung zwischen den beteiligten VHSn.
- eine Master-VHS gibt Kurse aus dem eigenen Angebot für andere Volkshochschulen zum Abo frei
- die Abo-VHS übernimmt Kurse anderer (Master-)VHSn zur kooperativen Ausschreibung
Abo/abonnieren bedeutet aber natürlich - anders als z.B. bei Zeitschriften - keine dauernde oder längerfristige Verpflichtung: Es wird jeweils nur genau ein Angebot/Kurs übernommen!
Mitarbeiter:innen von teilnehmenden Volkshochschulen können sich mit ihrer VHS-Mail-Adresse selber einen personalisierten Account anlegen.
01.04 Zugang anfordern - Login-Daten selber anlegen
Dazu müssen im Verwaltungsprogramm der teilnehmenden VHS Voraussetzungen erfüllt sein, damit das Portal die Berechtigung erkennt:
01.03a - KuferSQL: E-Mail-Adresse und Haken “im Internet anzeigen” in der Benutzerverwaltung
01.03b - itm:MANAGER: E-Mail-Adresse in der Benutzerverwaltung
- Bitte überprüfen, ob im Verwaltungsprogramm alle Voraussetzungen erfüllt sind - insbesondere muss die verwendete Mail-Adresse exakt identisch im Verwaltungsprogramm hinterlegt sein (und bei KuferSQL zusätzlich im Reiter "Schalter" der Haken bei "Im Internet anzeigen" vorhanden sein)!
01 - Einrichtung & Zugang Schritt für Schritt - Ist das Mail evtl. im Spam-Filter hängengeblieben?
- Sollte bereits ein Mitarbeiter:innen-Account im itm:PORTAL vorhanden sein (z.B. für itm:FEEDBACK oder für Honorar-Abrechnung), wird dieses schon vorhandene Web-Login auch für vhsKOOP benutzt!
- Sollte die KMA im Einsatz sein, so kann es nötig sein, dass die Fa. ITEM zuerst für die VHS die Benutzerdaten verknüpfen muss - sollte also beim (ersten!) Anfordern eines Accounts für die VHS eine "seltsame" Fehlermeldung kommen und sicher der Haken "im Internet anzeigen" (KuferSQL) und eine korrekte Mail-Adresse (immer) in der Benutzerverwaltung des Verwaltungsprogramms gesetzt sein, bitte ein "technisches" Support-Ticket bei ITEM (s.u.) eröffnen.
- Wenn das alles nichts hilft, ist es sinnvoll, mit der hinterlegten e-Mail-Adresse noch die Funktion "Passwort vergessen" zu testen - soll schon Wunder gewirkt haben ;-)
- Sollte alles nichts helfen, bitte ein “technisches” Support-Ticket" bei ITEM eröffnen, damit die Fachleute draufschauen können:
Handbuch: Support-Ticket anlegen
Die verschiedenen Verwaltungsprogramme (und auch die VHSn) haben unterschiedliche Strukturen und Vorgehensweisen - daher ist es folgerichtig, dass Kurse einheitlich nur im Portal vhsKOOP zum Abo freigegeben (und dann auch abonniert) werden können.
Die Freigabe wird im Verwaltungsprogramm der Master-VHS lediglich vorbereitet - Schnittstellen sorgen für eine vereinheitlichte Übertragung und machen die Angebote im Web-Portal sichtbar.
Anschließend können diese Kurse dann im Portal abonniert werden - die Schnittstellen legen den Kurs dann sofort im Verwaltungsprogramm der Abo-VHSn an und können dort weiterbearbeitet werden.
Die Schnittstellen übertragen alle zukünftigen Kurse einer an vhsKOOP teilnehmenden VHS ins Portal - so kann ggf. auch eine Kooperation entstehen, an die die Master-VHS noch gar nicht gedacht hat…
Die “Anfrage-Funktion” bei noch nicht zum Abo freigegebenen Kursen ist allerdings noch nicht freigegeben.
Teilnehmende VHSn können dies kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP" unterbinden:
Übertragung der Kurse aus dem Verwaltungsprogramm ins Portal
Mini-Markets sind eigene “Marktplätze”, die offen (alle teilnehmenden VHSn sehen diese) oder geschlossen sind.
- Offene Mini-Markets (z.B. “Selten unterrichtete Fremdsprachen”) dienen der besseren Übersichtlichkeit
- Geschlossene Mini-Markets sind nur für teilnehmende VHSn sicht- und nutzbar - dies können örtliche (z.B. für gemeinsame Präsenz-Angebote) oder überörtliche Kooperationen sein, die nicht allgemein zugänglich sein sollen
Das Portal nutzt keine “Live-Filter”, sondern wendet die ausgewählte Filterung immer erst nach Klick auf “Filter anwenden” an!
Bitte beachten: Durch den “Schieberegler” zur Entfernungseinstellung wird nicht die Kursauswahl beeinflusst, sondern es werden unter “Auswahl vhs” nur noch die VHSn innerhalb des gewählten Radius angezeigt:
Durch Klick auf einige Spaltenüberschriften kann die Anzeige sortiert werden:
Der Benutzer “WS” taucht immer auf, wenn die itm:CONNECT-Schnittstelle (WebService) "was tut" im eigenen Verwaltungprogramm – also z.B. wenn ein Kurs in vhsKOOP abonniert wird, legt also “WS” den Kurs an.
Immer mal wieder kommt es zu "seltsamem Verhalten" des Portals im Browser, z.B. sind dann keine Kurse abonnierbar oder Filter funktionieren nicht (richtig)…
Dies scheint sich nach längerem “angemeldet bleiben” einzuschleichen und mit dem Browser-Cache zusammenzuhängen...
Bitte bei solchen oder ähnlichen Problemen bitte erstmal mal ausloggen vom Portal, anschließend den Browser-Cache löschen und sich erst dann wieder neu anmelden - sollte helfen.
Infos dazu z.B. hier: https://praxistipps.chip.de/cache-leeren-einfach-erklaert-so-gehts_41811
Generell scheint es erfahrungsgemäß besser zu sein, die Funktion "angemeldet bleiben" beim Login nicht zu nutzen und ggf. regelmäßig den Browser-Cache zu leeren...
Kurse abonnieren und kooperativ ausschreiben - FAQ
Auf dem “Markplatz” des vhsKOOP-Kooperationsportals und/oder der Mini-Markets sind alle Kurse zu finden, die Master-VHSn bereits zum Abo/zur kooperativen Ausschreibung freigegeben haben.
Im Handbuch sind die Schritte “Kurs(e) auswählen”, “Merkliste”, “Abonnieren”, “Sammelabo” und “im Verwaltungsprogramm nachbearbeiten” beschrieben:
04 Kursübersicht "Marktplatz": Kurse aussuchen & abonnieren (Abo-VHS)
Beim Abonnieren eines Angebots aus vhsKOOP oder einem Mini-Market muss neben der Kursnummer (die der Kurs dann im eigenen Verwaltungsprogramm haben soll) auch die Semester-Kennung (Periode) händisch eingegeben werden:
Da die Volkshochschulen hier sehr unterschiedlich arbeiten (Semester, Trimester, Jahresplanung…) und die Kennungen individuell vergeben, kann hier keine Hinterlegung erfolgen.
Kurse können im Marktplatz auch vorerst auf der “Merkliste” gesammelt werden.
Hinweis: Die Merkliste ist "institutsweit", nicht "user-bezogen" - d.h. wenn ein:e Benutzer:in an einer VHS einen Kurs vormerkt, so ist dieser für alle Benutzer:innen dieser VHS vorgemerkt!
Anschließend können auf Wunsch via “Sammelabo” einzelne oder alle Kurse der Merkliste “auf einen Rutsch” abonniert werden:
Der Kurs ist sofort unter der gewünschten Kursnummer im Verwaltungsprogramm zu finden und die wichtigsten (Pflicht-)Felder und ggf. auch weitere Inhalte/Felder sind schon entsprechend gefüllt.
Statt der Kursleitung ist die Master-VHS als “Dozent:in” hinterlegt, ebenso wie in der “Aussenstelle” - am Ende des Info-Textes wurden automatisch folgende 3 Zeilen angehängt:
- Kursleitung: Vorname Name
- Veranstaltungsort: Kursort bei der Master-VHS
- Ausführende vhs: Name der Master-VHS
Es ist davon auszugehen, dass je nach internen Vorgaben/Abläufen in der VHS wohl noch Nacharbeiten erforderlich sein werden: Die Änderungen/Anpassungen im eigenen Verwaltungsprogramm an abonnierten Kursen sind dabei unproblematisch, da eine Synchronisation (ausser bei der Belegung) nur von Master zu Abo erfolgt!
Bitte aber beachten, dass eine Änderung an der Höhe des Teilnahme-Entgelt/Gebühr/Preis natürlich nicht gestattet ist!
04.05a - Kurs in KuferSQL nachbearbeiten/vervollständigen
04.05b - Kurs in itm:MANAGER nachbearbeiten/vervollständigen
04.05c - Kurs in cmxOrganize nachbearbeiten/vervollständigen
Es gibt eine Muster-Checkliste (Word-Datei zum Download), die aber wohl jede VHS an die eigene Systematik anpassen muss: https://d.vhs.cloud/d.php/1/6/0.240518168834.eUokxMzCcRFCvsq71ui8MBQJ.Lzk2LzEwMw
Derzeit ist eine Rücknahme (noch) nicht möglich.
Bitte den Kurs keinesfalls einfach löschen, damit die Synchronisation nicht unterbrochen wird!
Der Kurs kann aber als “Workaround” aus dem Web genommen und auf “Abschluss” oder ggf. “Ausfall” gesetzt werden, damit keine Anmeldungen möglich sind, die Synchronisation im Hintergrund aber weiterlaufen kann…
Master-Kurse und deren Freigabe - FAQ
Zuerst müssen bei der Master-VHS die gewünschten Kurse im eigenen Verwaltungsprogramm vorbereitet werden - dabei müssen die Pflichtfelder beachtet werden und auch der gewünschte Verrechnungssatz muss individuell festgelegt werden:
06 - Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten
Im Handbuch sind die nun nötigen Schritte zur tatsächlichen Freigabe im Portal vhsKOOP beschrieben:
07 - Masterkurse zum Abo-freigeben
Bitte beachten: Die Freigabe eines Kurses zum Abo kann (derzeit) nicht mehr geändert oder gar rückgängig gemacht werden, genausowenig wie die Zuordnung zu einem Marktplatz.
07.05 - mögliche Fehlermeldungen bei der Freigabe zum Abo
Bestimmte Felder müssen mindestens im Verwaltungsprogramm der Master-VHS gefüllt sein, damit eine “geregelte” Übergabe und Kurs-Anlage bei den Abo-VHSn gewährleistet ist:
06.01b - KuferSQL: Pflichtfelder
06.02c - itm:MANAGER: Pflichtfelder
06.03b - cmxOrganize: Pflichtfelder
Bei Online- oder Hybrid-Kursen müssen zusätzlich mindestens die Felder “Software” (damit die abonnierende VHS ihre Ausschreibung entsprechend ergänzen kann u/o ihre Kund:innen informieren/beraten kann) und bei den Zugangsdaten das Feld “Link” gefüllt sein!
Kurse können unter “Masterkurse” auch vorerst mittels “Vormerken” unverbindlich gesammelt werden.
Hinweis: Auch die Vormerkliste ist "institutsweit", nicht "user-bezogen" - d.h. wenn ein:e Benutzer:in an einer VHS einen Kurs vormerkt, so ist dieser für alle Benutzer:innen dieser VHS vorgemerkt!
Anschließend können auf Wunsch via “Sammelfreigabe” einzelne oder alle Kurse der Vormerkliste “auf einen Rutsch” zum Abo freigegeben werden:
Nein, das geht nicht - alle freien Plätze stehen allen beteiligten VHSn zur Verfügung.
Derzeit ist eine Rücknahme (noch) nicht möglich - auch die Zuordnung zu Markets kann (noch) nicht geändert werden.
Bitte den Kurs keinesfalls einfach löschen, damit die Synchronisation nicht unterbrochen wird!
Der Kurs kann als “Workaround” auf “Ausfall” gesetzt werden, damit keine Anmeldungen mehr möglich sind und die ggf. bereits vorhandenen Abo-VHSn “sauber” informiert werden…